Dalam kegiatan ini, pesertanya sebanyak 70 orang yaitu para aparatur pemerintah di bidang keuangan baik di OPD, Kecamatan, Kelurahan dan Desa di lingkungan Pemkab Labuhanbatu.
Kegiatan tersebut menghadirkan nara sumber dari pejabat ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) Jakarta Hj. Majuni Susi dan dari Provinsi Sumatera Utara Menterina Dustiana Siregar.
Pada kesempatan itu, Leo Sunarta mengatakan, arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan
"Sehingga dalam rangka usaha penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional serta peningkatan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur negara telah ditetapkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan undang-undang No.23 Tahun 2009 tentang Kearsipan," katanya.
Seirama dengan dinamika kehidupan, lanjut Loe, ruang lingkup kegiatan administrasi pemerintahan dan pembangunan meningkat terus.
"Sebagai akibat daripada itu volume arsip berkembang dengan cepat sehingga menimbulkan berbagai masalah berkenaan dengan penyediaan anggaran, tenaga, ruangan dan perlengkapan serta pengelolaannya," ungkapnya.
Dia menjelaskan, fungsi Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah sebagai pedoman penyusutan arsip dan pedoman penyelamatan arsip.
Pada dasarnya kegiatan penyelamatan arsip meliputi jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya yaitu, Jangka waktu penyimpanan atau retensi, Jenis arsip dan Keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip (dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan).
Pada akhirnya, Leo Sunarta mengungkapkan, dalam kegiatan sosialisasi ini akan memberikan pengetahuan kepada peserta apa yang dilakukan dan bagaimana langkah selanjutnya sebelum melakukan penyusutan arsip.
"Dimana penyusutan arsip adalah pengurangan arsip yang meliputi kegiatan, pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, kemudian Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan," imbuhnya.
Sementara, Susilawati Ginting ST selaku Ketua Panitia pelaksana kegiatan sosialisasi ini dalam laporannya menyebutkan, tujuan kegiatan sosialisasi Jadwal retensi Arsip keuangan ini dilaksanakan adalah sebagai pedoman dalam penentuan jangka waktu penyimpanan dan penyusutan arsip keuangan berdasarkan nilai kegunaan. (Manto)
